Vous le savez sûrement, au premier janvier 2018, une nouvelle loi de finance impacte fortement les logiciels de gestion et de caisse.
Vous trouverez l’article de loi officiel ici : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html#10691-PGP_On_entend_par_version_majeu_074
Je vais essayer de décrypter pour vous les quelques éléments important mais je vous recommande de vous rapprocher d’un juriste afin d’être certain que vous soyez en règle, ne e croyez pas sur parole et encore moins quelqu’un qui tente de vous vendre une licence logicielle à plus de 1000€ comme je viens de le voir chez l’un de mes nouveaux clients…
Logiciel de caisse obligatoire ? Si vous gérer un magasin et que vous utilisez un logiciel comme Dolibarr pour générer une facture à chaque achat, inutile d’investir dans un logiciel de caisse coûteux et agréé. Il vous suffit d’enregistrer les règlement en espèce de vos clients dans l’outil. Si vous vous êtes mis en conformité avec la loi sur Dolibarr alors aucun problème (nous verrons ensuite comment être conforme avec Dolibarr et Ma Gestion Cloud).
Évidemment, si vous tenez une petite épicerie ou magasin vendant énormément d’article de petits montants, l’utilisation d’un logiciel de caisse devient vite indispensable. Pour cela, Dolibarr possède un POS intégré légèrement limité mais des modules existent sur le Dolistore pour apporter un complément et vous les trouverez bientôt sur Ma Gestion Cloud.
Logiciel obligatoire ? Ce qui est certain, c’est que désormais le papier est proscrit ! Exit donc les blocs papier de facture faites à la main (ouf…)… Donc oui un logiciel est obligatoire pour générer un ticket de caisse (logiciel de caisse) ou une facture (logiciel de facturation). Cela signifie aussi la fin des factures faites avec un tableur ou un traitement de texte…
Et la conformité alors ? C’est simple, que vous ayez mis en place ou non un logiciel de caisse, vous ne devez pas pouvoir altérer les données gérées par le logiciel que vous utilisez. Pour cela l’administration fiscale offre deux possibilité de vous assurer (et de lui prouver) que vous êtes en règle :
- l’agrément : utiliser un logiciel agréé. C’est intéressant mais seule une version d’un logiciel est concerné par un agrément et un agrément coûte… donc les éditeurs de ces logiciels vont vous faire payer très très cher cette certification. C’est inadmissible. On profite encore d’une loi pour vendre de nouvelles licences sans apporter aucune fonctionnalité supplémentaire au logiciel…
- l’attestation de conformité délivrée par l’éditeur : ici pas de coût supplémentaire normalement si le logiciel que l’on utilise répond aux contraintes de la loi. C’est la solution qui a été privilégiée par l’association Dolibarr france et que nous mettrons en oeuvre sur Ma Gestion Cloud
Comment ? Pour être conforme avec Dolibarr, il faut plusieurs conditions. La première, c’est d’utiliser une version supérieure à la version 6, la seule qui permet l’inaltérabilité des traces de toutes les actions que vous réalisez dans votre logiciels et qui peuvent, ainsi, être contrôlées par l’administration fiscale à la demande. Cela impose une deuxième condition, c’est que l’utilisateur ne puisse pas modifier les données de trace et donc il est impossible d’utiliser une version de Dolibarr installée sur son poste (DoliWamp ou autre…) ! Les seules solutions pour continuer à utiliser notre logiciel favori, sont, soit en hébergement web classique mais géré par un tiers (comme Oas-Services) ou une solution Cloud comme nous vous proposons. J’oubliai… Pour couronner le tout, impossible pour vous de garder le compte administrateur Dolibarr car il permet de sauvegarder et restaurer directement dans Dolibarr la base de données… Fonctionnalité bien pratique mais incompatible avec la nouvelle loi… Cela signifie entre autres, que vous devrez passer par un intermédiaire afin d’activer, désactiver ou installer un module complémentaire sur votre Dolibarr.
C’est seulement en respectant ces conditions qu’un prestataire vous délivrera la fameuse lettre de conformité (http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10692-PGP.html) car il engage sa responsabilité pénale s’il la remet à mauvais escient…
J’ai un Dolibarr en version 3 installé sur mon poste avec 4 ans de données dessus… Comment faire ? Je vous propose la procédure et prestation suivante :
- contactez moi pour m’informer de votre besoin de transférer votre Dolibarr
- vous souscrivez un abonnement standard Ma Gestion Cloud selon votre situation (Auto entrepreneur ou entreprise classique)
- nous réalisons ensemble le transfert de votre Dolibarr actuel vers nos serveurs comme indiqué dans cet article.
- je réalise les montées de version afin d’être sur une version 6 au moins.
- je change le compte administrateur afin que vous n’y ayez plus accès et vous fourni un utilisateur ayant tous les droits hors administration
- je vous délivre une lettre de conformité officielle
Il faut compter environ 2h de prestation, soit 160€HT pour la partie transfert, à laquelle s’ajoute le montant récurrent d’un abonnement Ma Gestion Cloud.
Contactez moi : contact@ma-gestion-cloud.fr